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Distibutore esclusivo per l'Italia di DocManager  e nostro Solution Partner 

DocManager 

Dal Brevetto del processo Isologico di Polysoft Consulting S.A. di Ginevra si è sviluppato il moderno sistema informativo per l'archiviazione e la gestione dei documenti

Doc-Manager è stato progettato per semplificare ed eliminare, ove possibile, il transito dei documenti cartacei negli uffici. Esigenza diventata un assillo, in quanto la carta sta sommergendo le scrivanie di tutti gli impiegati  ed i tecnici delle aziende o di enti pubblici. Governare tutto il flusso dei documenti (bolle, fatture, cataloghi, ordini, corrispondenza, disegni tecnici, fotografie, etc.) rappresenta oggi la sfida più importante da accettare e da vincere.

Protocollo

Il sistema Doc-Manager si prefigge di gestire la distribuzione dei documenti a partire dal loro ricevimento, in modo da determinare la tipologia e smistarli agli uffici interessati. Gli originali fiscalmente o legalmente rilevanti verranno numerati e riposti nei faldoni per essere conservati per il periodo di legge, non prima di essere digitalizzati tramite uno scanner, come avverrà per tutto il resto della corrispondenza che successivamente verrà invece distrutta conservandone solo l'immagine nell'archivio di Doc-Manager. Da questo momento non sarà più necessario trasferire fogli di carta da un ufficio all'altro ma, come le e-mail, sarà sufficiente recapitare un messaggio di posta elettronica e dei documenti digitali allegati.

Classificazione

L'operazione più imprtante che viene richiesta per l'archiviazione indicizzata dei documenti è quella di assegnare alla base dati una serie di infomazioni che permettano successivamente di ritrovarli. Doc-Manager fornisce una serie di strumenti specializzati per tale scopo. Essi sono una chiave importante della produttività del processo e quindi su di essa abbiamo focalizzato l'attenzione dei nostri specialisti fino a renderlo ottimale.

Distribuzione

Il sistema, riconosciuta la classe del documento tramite la relazione tra lo stesso e le mansioni degli operatori, è in grado di far pervenire a ciascuno addetto interessato la notifica della posta in arrivo e l'allegato digitale del documento immesso nella rete. Le funzioni tipiche della posta elettronica favoriranno la sua immediata presa in esame. Senza interventi manuali l'operatore potrà far pervenire la notifica ad un altro operatore allegandone l'iter. Semplicità e rapidità permettono anche ad operatori non specializzati l'utilizzo di Doc-Manager, rendendolo uno strumento di larga diffusione negli uffici.

Gestione dell'Iter del documento

Il sistema Doc-Manager dispone di uno strumento formidabile per il controllo e la velocizzazione dei processi legati alla documentazione. esso prevede la possibilità di poter definire l'iter di ciascuna classe di documenti in modo da unire il processo automatico della notifica della posta all'assegnazione della attività da effettuare tramite il documento stesso. ad ogni classe di documento viene definito un insieme di operazioni o attività e la sequenza con cui devono essere eseguite. sarà sufficiente assegnare in fase di classificazione il tipo di documento che la procedura provvederà sia alla notifica che ad allegare l'iter cda seguire. questa funzionalità prevede di poter firmare l'attività eseguita quindi il sistema provvede allo smistamento successivo ad altri utenti per il controllo e la vidimazione finale. La fine di ogni iter prevede la memorizzazione nell'archivio storico delle informazioni di processo e l'eventuale emissione di reports specifici. Ogni operazione lascia una traccia indelebile nel registro degli interventi in modo da rendere rintracciabili eventuali modifiche.

Documenti allegati

L'applicativo prevede la realizzazione di dossiers capaci di contenere sia il documento esterno in formato digitale che gli elaborati interni a supporto o a corredo di quest'ultimo. in tal modo si può procedere a stiivare nel DB-DOC tutti gli elaborati prodotti dagli utenti in relazione al documento base o alla pratica e quindi fissare le relazioni in modo da poterli reperire non solo per classe, data o latra chiave, ma anche per numero di pratica o di folder. L'utente potrà creare super aggregazioni di file eterogenei in grado di soddisfare le esigenze di archiviazione e di recupero delle informazioni documentali. I formati disponibili sono tutti  i formati di Office, formati raster (tiff, gif, bmp, ....) formati vettoriali (dxf, dwg, iges, hpgl, pdf), formati html per la posta elettronica Di tutti questi tipi di formato sono possibili visualizzazioni, ingrandimenti anche in pre-view e stampe in modo da poter sostenere qualsiasi esigenza. (dxf e dwg sono marchi di Autodesk; pdf è un marchio di Adobe).

Gestione cataloghi

Uno dei maggiori problemi delle aziende o enti che effettuano acquisti per proprio consumo o per rivendita è la rapidita di consultazione dei cataloghi. questa attività spesso si scontra con la natura stessa dei media. Non potendo duplicare i fascicoli e dovendo offrire a molti utenti una rapida consultazione, non resta che automatizzare la distribuzione. Doc.Manager permette l'archiviazione digitale degli stessi in dossier (classificati per fornitore, data di validità, etc..), allegarne i listini prezzi  ed eventuali pagine di indice. tutti gli utenti autorizzati saranno in grado, in pochi istanti, di reperire cataloghi, visualizzarli, ingrandirne un dettaglio e stampare una o più pagine o allegarne ad una E-mail in uscita. Se il fornitore è in grado di mettere a disposizione il CD dei propri articoli, saranno risparmiati i tempi di digitalizzazione delle pagine.

Gestione disegni

Tutte le aziende di produzione, servizi o pubblica amministrazione, oltre alla corrispondenza e i documenti amministrativi, hanno necessità di gestire anche gli elaborati dell'ufficio tecnico. Questi documenti necessitano di una gestione specifica visti i formati e le dimensioni ragguardevoli che è necessario considerare. Doc-Manager dispone di tutte le funzioni necessarie ad un corretto e sicuro utilizzo dei disegni tecnici da mettere  a disposizione degli utenti autorizzati. INSERIMENTO E CLASSIFICAZIONE AUTOMATICA. L'applicativo prevede di generare l'archivio dei disegni utilizzando i documenti tecnici già presenti in azienda o inviati da fornitori e clienti. Vista la natura diversa dei media disponibili, Doc-Manager mette a disposizione un set completo di strumenti adatti. I vecchi disegni su supporto cartaceo o su lucido devono essere digitalizzati e memorizzati nei formati degli scanner per la rappresentazione dell'immagine. Nessun vincolo per la realizzazione dell'archivio: l'utente può scegliere il formato preferito in funzione degli strumenti a sua disposizione. Doc-Manager fornisce, oltre a tutti i formati raster proposti, anche i formati più diffusi per i documenti vettoriali. DXF, DWG, IGES, HPGL oltre al suo formato interno, coprendo la quasi totalità del mercato garantendo un'alta compatibilità con il presente e il futuro. Il pannello di controllo del programma prevede la possibilità di selezionare dei cartigli prototipo e indicarne semplicemente le zone ove reperire le descrizioni dei campi che serviranno poi per le ricerche. Essi formeranno la classificazione automatica di tutti i documenti. Nella fase preliminare dell'organizzazione degli archivi Doc-Manager fornisce una serie di automatismo formidabili capaci di ridurre al minimo gli interventi manuali di classificazione. I riconoscitori automatici specializzati per ogni tipo di formato  catturano le informazioni contenute nella tabellina dei dati dei cartigli unificati da ciascuna azienda e ne ricavano una serie di testi che, verificati e normalizzati, entreranno a far parte del Data Base tecnico dell'applicativo. Questi testi, sincronizzati alla loro etichetta esplicativa (prompt del campo) serviranno all'utente per organizzare dei filtri di ricerca intelligenti, capaci di reperire in pochi istanti i disegni che soddisfano il criterio di selezione impostato. La velocità e la precisione sono la chiave di volta del sistema di archiviazione automatica: grazie a queste funzionalità si potranno ottenere economie di scala molto significative. Col nostro applicativo l'azienda è in grado di ammortizzare in tempi brevissimi gli investimenti fatti sull'automatizzazione degli archivi tecnici giustificandoli con un significativo risparmio di tempo ed un considerevole aumento di qualità.

Ricerca per chiavi

Doc-ManagerDoc_manager fornisce un completo ed efficace sistema di ricerca. Tramite la tecnologia Relazionale l'utente autorizzato potrà selezionare un set di documenti fornendo o scegliendo uno o più filtri di ricerca. Il sistema mostrerà i dati  di tutti i documenti registrati che possiedono le caratteristiche richieste e, con un semplice comando, l'utente potrà vederne tutte le informazioni presenti e consultare istantaneamente l'immagine del documento. Le ricerche si possono effettuare per classe del documento, per numero di pratica o dossier e richiedere uno specifico catalogo di un dato fornitore.

Visualizzazione e Stampa

I documenti e i disegni selezionati possono essere visualizzati ingranditi ed eventualmente stampati. L'utente avrà così la garanzia di operare con la copia conforme all'originale, in quanto nessuno potrà alterare in contenuto del file se non lasciando le indicazioni della modifica e la traccia della chiave di accesso personale. Per le aziende di produzione che prevedono la stampa dei disegni tecnici, Doc-Manager permette di acquisire una lista di codici di disegni e provvede alla loro stampa automatica. Nel rispetto delle strategie definite dall'utente che, sincronizzando i formati di stampa alle periferiche disponibili, ne ricava un significativo risparmio di tempi e costi.

Sicurezza

Doc-Manager fornisce le più ampie garanzie di sicurezza e riservatezza delle informazioni. Ogni utente viene riconosciuto e classificato per qualifica e reparto in modo da fornire un muro invalibile all'accesso alle informazioni di altri. La politica dei livelli di protezione viene personalizzata da ciascun responsabile del sistema che fornisce poi a ciascun utente le chiavi di accesso specifiche.

Firma elettronica

Tramite una chiave elettronica o magnetica è possibile accedere alla consultazione dei documenti. Tale chiave fornisce all'utente i permessi per i documenti del suo  domino o, se autorizzato dal responsabile del sistema, i diritti di verifica sui files di reparto o generali. Questa procedura permette un altissimo grado di riservatezza delle informazioni e dell'integrità ed affidabilità del sistema informativo. La chiave di accesso permette di firmare le operazioni avvenute o i controlli eseguiti, fornendo un elevato grado di automatizzazione alle procedure di gestione degli iter. Ogni azione eseguita sull'archivio lascia la registrazione del numero di accesso dell'utente sul registro delle azioni, in modo da rendere reperibile ogni eventuale modifica o correzione.