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Archidoc

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ELENCO FUNZIONALITA'

Ricerca

Serie completa di tool di ricerca (operatori logici AND, OR, NOT, Wildcarts, etc.); Information retrieval dei documenti attraverso chiavi multiple di accesso; ricerca anche per argomento, con chiavi ipertestuali (ogni parola di un campo descrittivo diventa chiave di ricerca del documento stesso); FULL TEXT retrieval, con gestione Thesaurus, prossimità, etc.

Posta

Smistamento selettivo della documentazione verso i vari Uffici od Utenti con funzioni di posta elettronica dei documenti; registrazione e trasmissione di messaggi vocali; creazione, spedizione, ricezione e stampa di fax; posta elettronica; integrazione con Lotus Notes, MS MAil e cc:Mail.

Amministrazione del sistema

Definizione e gestione dei Gruppi di lavoro ed Uffici, con assegnazione sia al livello di Ufficio che di operatore delle funzioni assegnate; acceso selettivo ai documenti con password differenziata per Ufficio e funzione; configuazione dei diritti, funzioni e possibilità di accesso ai documenti da parte di ciascun operatore; creazione selettiva, per Uffici e funzioni di archivi locali di pertinenza di documenti ordinati in maniera selettiva (armadi, cassetti, dossier etc.); programmazione delle funzioni di smistamento documenti e flusso di lavoro; documentazione del flusso e dell'iter del documento nei vari passaggi tra gli Uffici e gli Utenti; stampa on line del protocollo di ciascun documenti.

Personalizzazioni

Creazione e personalizzazione delle maschere di archiviazione documenti e information retrieval; personalizzazioni dei Gruppi di lavoro, o delle tipologie di documenti, da parte dell'Utente; personalizzazione funzioni consentite a ciascun Utente;

Sicurezza

Gestione dei livelli di riservatezza; protezione all'accesso di terminali e programmi con badge magnetico, ottico, chip card o ingresso vocale.

Interfaccia Utente

Gestione dei menù dati e immagini a finestre,  sotto Windows; tool di scrivania (calcolatrice, orologio, agenda, appunti ecc.).

Ricerca per chiavi

Archidoc fornisce un completo ed efficace sistema di ricerca. Tramite la tecnologia Relazionale l'utente autorizzato potrà selezionare un set di documenti fornendo o scegliendo uno o più filtri di ricerca. Il sistema mostrerà i dati  di tutti i documenti registrati che possiedono le caratteristiche richieste e, con un semplice comando, l'utente potrà vederne tutte le informazioni presenti e consultare istantaneamente l'immagine del documento. Le ricerche si possono effettuare per classe del documento, per numero di pratica o dossier e richiedere uno specifico catalogo di un dato fornitore.

Archiviazione

Archiviazione e protocollo della corrispondenza e documentazione in entrata e uscita in formato immagine o in formato sorgente; archiviazione per protocollo unico o per tipologie di documenti, classi e sottoclassi (con clasificazioni autoesplicanti, esempio: armadi, cassetti, dossier, cartelle); protocollazione automatica e indicizzazione di documenti creati con le funzioni di word processing integrato (es. Word, Excel o altre applicazioni Windows); acquisizioni e protocollo dei documenti con immissione di dati parziali obbligatori come chiavi di ricerca, da parte dell'operatore addetto centralmente all'acquisizione; immissione della chiavi di ricerca immediate o in batch; completamento o variazione delle infomazioni, dati, chiavi di ricerca dai vari Uffici ed Operatori; archiviazione documenti in formato immagine con creazione automatica delle chiavi di ricerca (OCR on line e full text); archiviazione spool di stampa su disco dei documenti prodotti internamente (es. bolle, fatture, ordini etc.); gestione delle variazioni, con possibilità di aggiunte di dati, chiavi o immagini ad uno stesso protocollo; OCR sui documenti archiviati; scansione batch per l'inserimento massivo dei documenti.

Architettura

Configurazione di varie tipologie di server (NT, UNIX, NOVELL, OS", etc.); collegamento a Host in emulazione 3270 0 5250 o altro tipo di emulazione sia in collegamento da client sia da server della rete, per operazioni di file transfer o per interfaccia alle procedure; collegamento di modem per trasmissione dati o teleassistenza; collegamento a lettore ottico, con acquisizione automatica delle immagini e delle chiavi di ricerca; configurazione delle varie funzioni di rete (printer server, juke-box, array di cd, etc.); gestione volumi ad alto livello;  interfaccai ODBC verso altri DB (Oracle, Informix, Ingres, etc.); DBMS SQL ANSI Standard; compressione e decompressione delle immagini dei Documenti; collegamento di ulteriori tool o piattaforme; consultazione della documentazione immediatamente dopo l'archiviazione; riproduzione veloce del documento cercato in formato immagine o testo; importazione e gestione file ASCII o immagini.

MODULI OPZIONALI

OCR Dattiloscritto

Il modulo di OCr (Optical Character Recognition) permette di eseguire il riconoscimento di un documento e di utilizzare il testo convertito per inserirlo nei campi di ricerca associati al protocollo corrispondente all'immagine e quindi indicizzare automaticamente il documento, o per costituire un file testo allegato a quest'ultimo o da esportare verso Host.

OCR Manoscritto

Opera su moduli ottici (colore rosso) in combinazione con scanner con lampada rossa, oppure su modulistica normale quando siano presenti le opzioni di form removal, noise removal etc. Un modul a parte consente di sommare l'immagine della fincatura (filtrata dal filtro rosso) all'immagine del contenuto, in modo da ottenere una riproduzione esatta del documento in fase di consultazione.

Barcode

Il modulo Barcode gestisce la lettura dei codici a barre presenti nelle immagini di documenti acquisite tramite scanner ed estrae automaticamente un file ASCII corrispondente ai dati codificati. L'integrazione con Archidoc rende il modulo Barcod ideale per acquisire ed indicizzare automaticamente le immagine dei documenti.

OMR

Il modulo OMR (Optical Mark Reading) di Archidoc è in grado di processare dei normali moduli cartacei acquisiti tramite scanner o anche importati da altre applicazioni, e di convertirne le marcature in valori ASCII. Le principali applicazioni, riguardano concorsi, esami, indagini statistiche, censimenti, indagini di mercato, ma è in generale indicato per l'acquisizione di notevoli moli di dati.

Gestione Lotti Postel

Postel il modulo accetta in un input un file di stampa (spool) prodotto da un pacchetto di generazione di stampe e lo trasforma in un file compatibile con i requisiti imposti dallo standard Postel. Consente di intervenire sul Layout, sulle caratteristiche tipografiche e sulla posizione delle varie zone di testo attraverso una procedura interattiva che permette di adattare intuitivamente il documento allo stadard.

PT View Permette di gestire e visualizzare i documenti nel formato particolare richiesto dalle Poste, indipendentemente dal software di Postel che viene utilizzato. PT View permette di visualizzare le lettere e i documenti esattamente con le caratteristiche grafiche e di impaginazione che riceverà il destinatario.

PostLink  i lotti Postel possono essere indicizzati automaticamente dall'applicativo Archidoc, il quale permette di memorizzare, accanto alle informazioni essenziali di ciascun documento, l'immagine grafica della lettera.

MS Mail e CC:Mail

I due moduli opzionali MS Mail e cc: Mail realizzano la piena integrazione della posta di Archidoc con un preesistente sistema di mail per reti LAN, come MS Exchange™ o Lotus cc:Mail™. Il contenuto delle mailbox viene unificato a tutti gli effetti.

HostLink 

Permette di scambiare dati tra Archidoc ed un elaboratore centralizzato. Il vantaggio è di mantenere un parallelismo fra i dati di un archivio centrale e gli archivi di Archidoc. L'opzione di collegamento tra Archidoc ed un emulatore di terminale tramite Hostlink permette di collegare le informazioni contenute nel sistema 
Host con altre archiviate su PC o sul Server che contiene la base di dati di Archidoc, coniugando le caratteristiche dei due ambienti e mantenedo la consistenza dei dati.

RecLink

Permette di importare automaticamente nel sistema di archiviazione ottica Archidoc un archivio preesistente di immagini, che possono essere state acquisite tramite altre applicazioni.

Spool

Permette di archiviare documenti in formato spool provenienti da altri sistemi, come ad esempio l'Host, indicizzandoli automaticamente. La Fincatura rimane separata e sovrapposta solo in fase di visualizzazione e stampa con enerme risparmi odi spazio. La velocità di indicizzazione e di circa 50.000 pagine/ora. Possibilità di compressione dei file di spool.

Integrazione Lotus Notes

Questa utility consente di trasferire documenti sfruttando il motore di posta di Lotus Notes e permette di eseguire query suk database di Archidoc direttamente dall'ambiente Notes.

Full Text

Indicizza il testo integrale dei documenti immagine sottoposti a OCR, come pure di quelli provenienti da word processor o fogli elettronici, consentendone così la ricerca sulla base di qualsiasi parola frase in essa contenuta. La funzionalità di Full Search, che consente di rintracciare anche i termini interpretati erroneamente dall'OCR, e la sua velocità (ricerche su 500 MB di testo, corrispondenti a 5 GB di immagini, vengono condotte in pochi secondi) lo rendono uno strumento estremamente potente per consultare informazioni direttamente sul contenuto di file immagine.

ArchiCD

E' uno strumento appositamente realizzato per chi intenda distribuire su CD ROM le informazioni o le immagini dei documenti. Inserito nei CD ROM prodotti con Archidoc, gestisce la ricerca, la visualizzazione e l'eventuale stampa delle immagini di documenti, immagini a colori o Spool di stampa.